Zapytanie ofertowe nr 1/2026 z dnia 22.05.2026 r. dotyczące dostawy, wdrożenia i walidacji systemu LIMS wspomagającego procesy kontroli jakości i produkcji w ramach projektu pt. „Automatyzacja i cyfryzacja procesu wytwarzania szczepionek krytycznych DTP, Clodivac, Tetana, DT, D, d i TyT, w celu wzmocnienia odporności łańcucha dostaw UE”, finansowanego ze środków programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027, Priorytet FENG.05 Wsparcie projektów realizujących cele inicjatywy STEP, Działanie: Fundusz Wsparcia Technologii Krytycznych - Biotechnologie – Strategiczna niezależność UE - Ścieżka B
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FENG.05.01-IP.02-0005/25 - Automatyzacja i cyfryzacja procesu wytwarzania szczepionek krytycznych DTP, Clodivac, Tetana, DT, D, d i TyT, w celu wzmocnienia odporności łańcucha dostaw UE
Przedmiotem zamówienia jest zakup, konfiguracja oraz wdrożenie skomputeryzowanego systemu klasy LIMS (Laboratory Information Management System), dedykowanego dla sektora farmaceutycznego. System ma na celu kompleksowe wsparcie procesów kontroli jakości oraz wydziałów produkcyjnych Zamawiającego w środowisku podlegającym rygorom GMP.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do:
- Dostarczenia kompletnych licencji oraz niezbędnych komponentów systemu LIMS,
- Instalacji, konfiguracji, parametryzacji oraz produkcyjnego uruchomienia systemu w środowisku infrastrukturalnym Zamawiającego,
- Integracji systemu LIMS z istniejącą infrastrukturą informatyczną Zamawiającego, w tym w szczególności z użytkowanym systemem SIMPLE.ERP oraz systemami wspomagającymi procesy produkcyjne,
- Przeprowadzenia pełnego procesu walidacji oprogramowania oraz kwalifikacji systemu (w tym wykonania testów IQ/OQ/PQ) zgodnie z wymaganiami Aneksu 11 GMP, GAMP 5 oraz 21 CFR Part 11,
- Sporządzenia i przekazania kompletnej dokumentacji wdrożeniowej, instrukcji stanowiskowych oraz raportów walidacyjnych w języku polskim, Planu Walidacji, Funkcjonalnej analizy ryzyka, Formularzy testów IQ, OQ, PQ, Matrycy śledzenia wymagań (traceability matrix), Specyfikacji Funkcjonalnej, Specyfikacji Konfiguracji oraz Instrukcji obsługi oprogramowania.
- Przeprowadzenia certyfikowanych szkoleń dla użytkowników końcowych oraz administratorów systemu,
- Zapewnienia powdrożeniowego wsparcia technicznego i serwisu w języku polskim.
System zaimplementowany u Zamawiającego będzie wykorzystywany do bieżącej obsługi procesów laboratoryjnych i produkcyjnych, obejmujących m.in.: planowanie i harmonogramowanie badań, rejestrację oraz wieloetapową weryfikację wyników, zarządzanie próbkami i ich unikalną identyfikację, automatyczną analizę trendów (OOS/OOT), generowanie certyfikatów analiz (COA) oraz raportowanie statystyczne na potrzeby przeglądów jakości (PQR/OPV).
Szczegółowy opis wszystkich wymagań funkcjonalnych, technicznych, walidacyjnych oraz organizacyjnych zawiera Specyfikacja Wymagań Użytkownika (URS), stanowiąca Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
W przypadku, gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia, w specyfikacji (w tym w Specyfikacji Wymagań Użytkownika – URS) oraz we wszelkich innych dokumentach i załącznikach opisujących przedmiot zamówienia nazwami konkretnych producentów, nazwami konkretnych produktów, znakami towarowymi, patentami czy pochodzeniem, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia. Mają one jedynie przybliżyć wymagania, których nie można było opisać przy użyciu dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.
W każdym takim przypadku dopuszcza się użycie produktu lub rozwiązania równoważnego, które spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Dopuszczenie równoważności nie dotyczy istniejącej i użytkowanej infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego (w tym systemu SIMPLE.ERP), z którą oferowany system LIMS musi się obligatoryjnie i bezpośrednio zintegrować.
Wykazanie równoważności zaoferowanego przedmiotu zamówienia spoczywa w całości na Dostawcy, który jest zobowiązany dołączyć do oferty stosowne dowody (np. dokumentację techniczną, karty katalogowe, oświadczenia producenta).
Niespełnienie choćby jednego z wymogów technicznych czy minimalnych parametrów przedmiotu zamówienia spowoduje odrzucenie oferty. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zażądania potwierdzenia wiarygodności przedstawionych przez Dostawcę danych we wszystkich dostępnych źródłach, w tym bezpośrednio u producenta rozwiązania wskazanego jako równoważne.
WARUNKI PŁATNOŚCI
Warunki finansowe i harmonogram płatności
1. Forma wynagrodzenia
- Wynagrodzenie ryczałtowe: Rozliczenie za realizację przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie niezmiennej kwoty ryczałtowej, która obejmuje wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i kompleksowego wykonania całego zadania zgodnie ze Specyfikacją Wymagań Użytkownika (URS), stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (
- Podatek VAT: Do wyceny netto wykonawcy zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce 23%.
2. Harmonogram płatności (Kamienie milowe)
Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne częściowo, w trzech transzach, po bezwarunkowym zrealizowaniu poszczególnych etapów prac wdrożeniowych:
- Transza I (Zaliczka – 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna po podpisaniu umowy, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury zaliczkowej oraz po dostarczeniu przez niego zabezpieczenia w postaci Gwarancji Bankowej Zwrotu Zaliczki (w formie komunikatu SWIFT). Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia tej kopii komunikatu SWIFT.
- Transza II (Wdrożenie testowe – 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury zaliczkowej po dostarczeniu oprogramowania i wdrożeniu go w środowisku testowym. Warunkiem uruchomienia płatności jest podpisanie przez obie Strony protokołu wykonania i akceptacji testów na urządzeniach Zamawiającego. Termin płatności wynosi 14 dni od dnia podpisania tego protokołu.
- Transza III (Płatność końcowa – 40% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury końcowej po pełnym i produkcyjnym zakończeniu realizacji przedmiotu umowy. Warunkiem zapłaty jest podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego oraz dostarczenie przez Wykonawcę Gwarancji Bankowej Płatności (zabezpieczającej należyte wykonanie obowiązków z tytułu gwarancji) w wysokości 5% wynagrodzenia netto. Termin płatności wynosi 14 dni.
3. Wymagane zabezpieczenia finansowe
Wykonawca jest zobowiązany do ustanowienia i wniesienia na własny koszt następujących zabezpieczeń:
- Ubezpieczenie OC: Posiadanie przez cały okres trwania umowy polisy OC (deliktowej i kontraktowej) na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 100% wartości przedmiotu umowy. Kopia polisy wraz z dowodem opłacenia składki musi być dostarczona najpóźniej w dniu podpisania umowy.
- Gwarancja Bankowa Zwrotu Zaliczki: Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 30% wynagrodzenia netto. Gwarancja musi zachować ważność do momentu podpisania protokołu akceptacji testów w środowisku testowym (maksymalnie do daty z harmonogramu przedłużonej o 150 dni).
- Gwarancja Bankowa Płatności (Należytego Wykonania Zobowiązań Gwarancyjnych): Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 5% wynagrodzenia netto. Gwarancja ta zabezpiecza roszczenia Zamawiającego z tytułu kar umownych oraz wykonawstwa zastępczego w okresie 24 miesięcy trwania gwarancji jakości.
VII. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA/TERMIN REALIZACJI UMOWY:
Termin realizacji całości przedmiotu zamówienia: w terminie 6 miesięcy od podpisania niniejszej Umowy, ale nie później niż do 31.12.2026 r.
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia, jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w następujących sytuacjach:
a. spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą.
b. zmiany terminu realizacji projektu;
c. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania;
d. wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia;
e. wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zamówienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego;
f. w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużonego czasu oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną
g. jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
h. konieczności dostosowania warunków Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie;
i. zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpienia siły wyższej, za którą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem.
j. innych okoliczności, których wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
k. Wszystkie zmiany umowy będą możliwe do wprowadzenia po uprzedniej zmianie, w tym wydłużeniu okresu realizacji projektu, za zgodą instytucji finansującej i Zamawiającego, w ramach którego realizowane jest zamówienie.
Na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i po akceptacji obu stron, mogą zostać dokonane w drodze aneksu do umowy zmiany i skrócenie terminu umownego jej realizacji. Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy w formie pisemnego aneksu.
Okres gwarancji: 24 miesiące
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
FENG.05.01-IP.02-0005/25 - Automatyzacja i cyfryzacja procesu wytwarzania szczepionek krytycznych DTP, Clodivac, Tetana, DT, D, d i TyT, w celu wzmocnienia odporności łańcucha dostaw UE
Przedmiotem zamówienia jest zakup, konfiguracja oraz wdrożenie skomputeryzowanego systemu klasy LIMS (Laboratory Information Management System), dedykowanego dla sektora farmaceutycznego. System ma na celu kompleksowe wsparcie procesów kontroli jakości oraz wydziałów produkcyjnych Zamawiającego w środowisku podlegającym rygorom GMP.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do:
- Dostarczenia kompletnych licencji oraz niezbędnych komponentów systemu LIMS,
- Instalacji, konfiguracji, parametryzacji oraz produkcyjnego uruchomienia systemu w środowisku infrastrukturalnym Zamawiającego,
- Integracji systemu LIMS z istniejącą infrastrukturą informatyczną Zamawiającego, w tym w szczególności z użytkowanym systemem SIMPLE.ERP oraz systemami wspomagającymi procesy produkcyjne,
- Przeprowadzenia pełnego procesu walidacji oprogramowania oraz kwalifikacji systemu (w tym wykonania testów IQ/OQ/PQ) zgodnie z wymaganiami Aneksu 11 GMP, GAMP 5 oraz 21 CFR Part 11,
- Sporządzenia i przekazania kompletnej dokumentacji wdrożeniowej, instrukcji stanowiskowych oraz raportów walidacyjnych w języku polskim, Planu Walidacji, Funkcjonalnej analizy ryzyka, Formularzy testów IQ, OQ, PQ, Matrycy śledzenia wymagań (traceability matrix), Specyfikacji Funkcjonalnej, Specyfikacji Konfiguracji oraz Instrukcji obsługi oprogramowania.
- Przeprowadzenia certyfikowanych szkoleń dla użytkowników końcowych oraz administratorów systemu,
- Zapewnienia powdrożeniowego wsparcia technicznego i serwisu w języku polskim.
System zaimplementowany u Zamawiającego będzie wykorzystywany do bieżącej obsługi procesów laboratoryjnych i produkcyjnych, obejmujących m.in.: planowanie i harmonogramowanie badań, rejestrację oraz wieloetapową weryfikację wyników, zarządzanie próbkami i ich unikalną identyfikację, automatyczną analizę trendów (OOS/OOT), generowanie certyfikatów analiz (COA) oraz raportowanie statystyczne na potrzeby przeglądów jakości (PQR/OPV).
Szczegółowy opis wszystkich wymagań funkcjonalnych, technicznych, walidacyjnych oraz organizacyjnych zawiera Specyfikacja Wymagań Użytkownika (URS), stanowiąca Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
W przypadku, gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia, w specyfikacji (w tym w Specyfikacji Wymagań Użytkownika – URS) oraz we wszelkich innych dokumentach i załącznikach opisujących przedmiot zamówienia nazwami konkretnych producentów, nazwami konkretnych produktów, znakami towarowymi, patentami czy pochodzeniem, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia. Mają one jedynie przybliżyć wymagania, których nie można było opisać przy użyciu dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.
W każdym takim przypadku dopuszcza się użycie produktu lub rozwiązania równoważnego, które spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Dopuszczenie równoważności nie dotyczy istniejącej i użytkowanej infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego (w tym systemu SIMPLE.ERP), z którą oferowany system LIMS musi się obligatoryjnie i bezpośrednio zintegrować.
Wykazanie równoważności zaoferowanego przedmiotu zamówienia spoczywa w całości na Dostawcy, który jest zobowiązany dołączyć do oferty stosowne dowody (np. dokumentację techniczną, karty katalogowe, oświadczenia producenta).
Niespełnienie choćby jednego z wymogów technicznych czy minimalnych parametrów przedmiotu zamówienia spowoduje odrzucenie oferty. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zażądania potwierdzenia wiarygodności przedstawionych przez Dostawcę danych we wszystkich dostępnych źródłach, w tym bezpośrednio u producenta rozwiązania wskazanego jako równoważne.
WARUNKI PŁATNOŚCI
Warunki finansowe i harmonogram płatności
1. Forma wynagrodzenia
- Wynagrodzenie ryczałtowe: Rozliczenie za realizację przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie niezmiennej kwoty ryczałtowej, która obejmuje wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i kompleksowego wykonania całego zadania zgodnie ze Specyfikacją Wymagań Użytkownika (URS), stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (
- Podatek VAT: Do wyceny netto wykonawcy zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce 23%.
2. Harmonogram płatności (Kamienie milowe)
Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne częściowo, w trzech transzach, po bezwarunkowym zrealizowaniu poszczególnych etapów prac wdrożeniowych:
- Transza I (Zaliczka – 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna po podpisaniu umowy, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury zaliczkowej oraz po dostarczeniu przez niego zabezpieczenia w postaci Gwarancji Bankowej Zwrotu Zaliczki (w formie komunikatu SWIFT). Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia tej kopii komunikatu SWIFT.
- Transza II (Wdrożenie testowe – 30% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury zaliczkowej po dostarczeniu oprogramowania i wdrożeniu go w środowisku testowym. Warunkiem uruchomienia płatności jest podpisanie przez obie Strony protokołu wykonania i akceptacji testów na urządzeniach Zamawiającego. Termin płatności wynosi 14 dni od dnia podpisania tego protokołu.
- Transza III (Płatność końcowa – 40% wynagrodzenia netto + VAT): Płatna na podstawie faktury końcowej po pełnym i produkcyjnym zakończeniu realizacji przedmiotu umowy. Warunkiem zapłaty jest podpisanie bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego oraz dostarczenie przez Wykonawcę Gwarancji Bankowej Płatności (zabezpieczającej należyte wykonanie obowiązków z tytułu gwarancji) w wysokości 5% wynagrodzenia netto. Termin płatności wynosi 14 dni.
3. Wymagane zabezpieczenia finansowe
Wykonawca jest zobowiązany do ustanowienia i wniesienia na własny koszt następujących zabezpieczeń:
- Ubezpieczenie OC: Posiadanie przez cały okres trwania umowy polisy OC (deliktowej i kontraktowej) na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 100% wartości przedmiotu umowy. Kopia polisy wraz z dowodem opłacenia składki musi być dostarczona najpóźniej w dniu podpisania umowy.
- Gwarancja Bankowa Zwrotu Zaliczki: Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 30% wynagrodzenia netto. Gwarancja musi zachować ważność do momentu podpisania protokołu akceptacji testów w środowisku testowym (maksymalnie do daty z harmonogramu przedłużonej o 150 dni).
- Gwarancja Bankowa Płatności (Należytego Wykonania Zobowiązań Gwarancyjnych): Niezależna, bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze żądanie gwarancja na kwotę odpowiadającą 5% wynagrodzenia netto. Gwarancja ta zabezpiecza roszczenia Zamawiającego z tytułu kar umownych oraz wykonawstwa zastępczego w okresie 24 miesięcy trwania gwarancji jakości.
VII. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA/TERMIN REALIZACJI UMOWY:
Termin realizacji całości przedmiotu zamówienia: w terminie 6 miesięcy od podpisania niniejszej Umowy, ale nie później niż do 31.12.2026 r.
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia, jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w następujących sytuacjach:
a. spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą.
b. zmiany terminu realizacji projektu;
c. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania;
d. wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia;
e. wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zamówienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego;
f. w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużonego czasu oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną
g. jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
h. konieczności dostosowania warunków Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie;
i. zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpienia siły wyższej, za którą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem.
j. innych okoliczności, których wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
k. Wszystkie zmiany umowy będą możliwe do wprowadzenia po uprzedniej zmianie, w tym wydłużeniu okresu realizacji projektu, za zgodą instytucji finansującej i Zamawiającego, w ramach którego realizowane jest zamówienie.
Na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i po akceptacji obu stron, mogą zostać dokonane w drodze aneksu do umowy zmiany i skrócenie terminu umownego jej realizacji. Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy w formie pisemnego aneksu.
Okres gwarancji: 24 miesiące
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
Fri Jun 05 21:59:59 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Licences and software
Implementation services
Maintenance and support
Implementation services
Maintenance and support
Buyer details
INSTYTUT BIOTECHNOLOGII SUROWIC I SZCZEPIONEK BIOMED SPÓŁKA AKCYJNA
al. Aleja Sosnowa 8
30-224 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6750005418
al. Aleja Sosnowa 8
30-224 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6750005418
