Usługi sekretarsko - asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy

» Notice description

4.1 Przedmiot zamówienia według nomenklatury i kod CPV: 79500000-9 Dodatkowe usługi biurowe.
4.2 Przedmiotem zamówienia są usługi sekretarsko - asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy przy ul. Kliczkowskiej 28.
4.2.1. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
1) pełną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym:
a) wprowadzanie danych do systemu „Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją” (systemu działającego u Zamawiającego, obsługującego obieg dokumentów, w skrócie EZD), łącznie ze skanowaniem dokumentów,
b) prowadzenie pocztowej księgi nadawczej oraz rejestru przesyłek nierejestrowanych,
2) obsługę wirtualnej centrali telefonicznej, polegającą na zarządzaniu połączeniami przychodzącymi i przekierowaniu ich na telefony poszczególnych pracowników Zamawiającego,
3) ewidencjonowanie wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Zamawiającego, (wypisywanie delegacji i kart drogowych oraz ich rozliczanie),
4) sporządzanie zestawień, zamówień, wniosków na artykuły biurowe, spożywcze i sanitarne, papier do drukarek i kserokopiarek, koperty z nadrukiem itp, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy,
5) prawidłową eksploatację udostępnionych przez Zamawiającego urządzeń, służących należytemu wykonaniu przedmiotu umowy, to jest komputera, telefonu służbowego, kserokopiarek, drukarek, faksów i skanerów, urządzenia kopertującego,
6) wykonywanie innych czynności biurowych w ramach realizacji bieżących potrzeb Zamawiającego, w tym:
a) obsługa kancelaryjna tj., m.in. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, rejestrowanie korespondencji w systemie EZD, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie sekcji zamiejscowej w Świdnicy, prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej, przyjmowanie i obsługa poczty elektronicznej oraz innych programów Zamawiającego,
b) obsługa asystencka (prowadzenie terminarza spotkań, obsługa spotkań służbowych, sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby osoby kierującej Sekcją Zamiejscową w Świdnicy,
c) udzielanie informacji klientom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Zamawiającego,
d) przygotowywania treści pism i e-maili,
e) przekazywanie do publikacji w prasie ogłoszeń prasowych,
f) kompletowania istniejącej dokumentacji Zamawiającego w celu przekazania jej do archiwum przez pracowników Zmawiającego,
7) sporządzanie wykazów wykonanych usług wraz z rozliczeniem godzinowym przed wystawieniem faktury za usługi.
Zamawiający miesięcznie obsługuje w Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy
a) ok. 500 przesyłek wychodzących
b) ok. 300 przesyłek przychodzących
c) ok. 300 połączeń telefonicznych przychodzących,
d) ok. 300 pism i e-maili
4.2.2. Warunki oraz terminy realizacji przedmiotu zamówienia:
a) świadczenie usług wykonywanych w ramach niniejszego zamówienia będzie odbywało się: w siedzibie Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy przy ul. Kliczkowskiej 28, 58-100 Świdnica
b) wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi w wymiarze 160 godzin miesięcznie w godzinach pracy Zamawiającego (od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-16.00). Harmonogram obecności ustalony będzie z Zamawiającym.
c) wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania wykazów wykonanych usług wraz z rozliczeniem godzinowym przed wystawieniem faktury za usługi za wykonane usługi.
d) Zamawiający zapewni Wykonawcy nieodpłatną obsługę organizacyjno-techniczną w Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy, w tym:
- wyposażone stanowisko pracy biurowej, z dostępem do podstawowych urządzeń technicznych, w tym komputera, kopiarki, telefonu, umożliwiające wykonywanie czynności w zakresie przewidzianym umową,
- wysyłanie i odbiór korespondencji związanej z świadczoną usługą,
- kompletowanie i udostępnianie niezbędnych dla danej sprawy dokumentów źródłowych.
e) pozostałe warunki realizacji zamówienia opisane zostały w istotnych postanowieniach umownych

W oparciu o art. 36a ust. 2 Ustawy Pzp, Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia. Kluczową częścią zamówienia dla Zamawiającego jest realizacja usług w siedzibie Zamawiającego zgodnie z ustalonym harmonogramem.

4.3 Zatrudnienie pracowników na umowę o pracę:
1. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy PZP wymaga, a Wykonawca zobowiązuje się przy realizacji umowy, do zatrudniania na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2019. 1040 z późn.zm), we własnym przedsiębiorstwie lub przedsiębiorstwie podwykonawcy, osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: czynności wymienione w ust. 4.2.1, pkt 1 – 7
2. Zamawiający wymaga, a Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy samodzielnie lub przez jego upoważnionych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o prace lub przez inne osoby, z którymi łączy Wykonawcę inny stosunek cywilno-prawny na podstawie umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy:
1) Wykaz osób, które realizować będą w jego imieniu przedmiot niniejszej umowy,
z podaniem w szczególności: imion i nazwisk osób, podstawy (tj. rodzaj umowy), wymiaru i okresu zatrudnienia (wraz z danymi kontaktowymi do osoby nadzorującej);
2) Kopii umów o pracę poświadczonych za zgodność z oryginałem, zawartych ze wszystkimi osobami przy pomocy których Wykonawca będzie realizował umowę.
3) Zanonimizowane dowody, z wyjątkiem imienia i nazwiska, potwierdzające zgłoszenie osób wskazanych w wykazie o którym mowa w pkt 1), przez pracodawcę do ubezpieczeń społecznych lub/ i zdrowotnych, w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem;
4. Dopuszcza się możliwość zmiany osób wyznaczonych do realizacji zamówienia na inne spełniające minimalne wymagania określone w SIWZ po uzyskaniu wcześniejszej pisemnej akceptacji Zamawiającego. W przypadku konieczności zmiany –w okresie trwania umowy – osób realizujących w imieniu Wykonawcy przedmiot umowy, wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu aktualnych dokumentów i oświadczeń o których mowa w ust. 3. Obowiązek ten Wykonawca zrealizuje w terminie do 7 dni od dokonania przedmiotowej zmiany. Zmiana wykazu osób realizujących przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy nie wymaga zmiany umowy w formie pisemnego aneksu.
5. Zamawiający będzie miał prawo do potwierdzenia tożsamości osoby realizującej przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy i sprawdzenia zgodności z przedstawionym Zamawiającemu wykazem osób. Niespełnienie wymagań, o których mowa powyżej skutkować może naliczeniem kar umownych z tytułu niesumiennego wykonywania usług oraz może stanowić podstawę rozwiązania umowy.
6. Wszystkie osoby realizujące przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy zobowiązane są do dołożenia należytej staranności przy realizacji powierzonych zadań.
7. Wykonawca i osoby realizujące przedmiot umowy w jego imieniu zobowiązani są do zachowania poufności na zasadach określonych w § 8 projektu umowy oraz zasad ochrony danych osobowych określonych w § 9 projektu umowy.
8. Wykonawca jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizacje przedmiotu umowy
i ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania lub zaniechania osób, które w jego imieniu realizować będą przedmiot umowy.
9. Służbowy, merytoryczny oraz dyscyplinarny nadzór i kierownictwo nad pracownikami Wykonawcy sprawuje Wykonawca, w tym w szczególności w stosunku do osób przez Wykonawcę zatrudnionych Wykonawca pełni rolę pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.
10. Wykonawca odpowiada za dobór osób przy realizacji umowy, ich kwalifikacje zawodowe oraz gwarantuje, że osoby te zostaną odpowiednio przeszkolone, w tym w zakresie wewnętrznych regulacji Zamawiającego, do realizacji obowiązków umownych.
11. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólników spółek osobowych oraz kapitałowych niezatrudniających pracowników, Zamawiający zastrzega, że czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia określone w
części I SIWZ, ust 4.2.1, pkt 1 – 7 wykonają osobiście osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek kapitałowych oraz osobowych

Make an offer


» Time limit for receipt of tenders

30.10.2020 | 11:00


» Location

Mińska 60
Wrocław 54-610
Województwo: dolnośląskie
Polska


» Category assortment

  • Office services

» Buyer data

Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu
Mińska 60
Wrocław 54-610
Województwo: dolnośląskie
Polska


» Contact details

Available after sign in

Sign in