Usługi sekretarsko - asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy

» Notice description

4.1 Przedmiot zamówienia według nomenklatury i kod CPV: 79500000-9 Dodatkowe usługi biurowe.
4.2 Przedmiotem zamówienia są usługi sekretarsko - asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy przy ul. Kliczkowskiej 28.
4.2.1. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
1) pełną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym:
a) wprowadzanie danych do systemu „Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją” (systemu działającego u Zamawiającego, obsługującego obieg dokumentów, w skrócie EZD), łącznie ze skanowaniem dokumentów,
b) prowadzenie pocztowej księgi nadawczej oraz rejestru przesyłek nierejestrowanych,
2) obsługę wirtualnej centrali telefonicznej, polegającą na zarządzaniu połączeniami przychodzącymi i przekierowaniu ich na telefony poszczególnych pracowników Zamawiającego,
3) ewidencjonowanie wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Zamawiającego, (wypisywanie delegacji i kart drogowych oraz ich rozliczanie),
4) sporządzanie zestawień, zamówień, wniosków na artykuły biurowe, spożywcze i sanitarne, papier do drukarek i kserokopiarek, koperty z nadrukiem itp, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy,
5) prawidłową eksploatację udostępnionych przez Zamawiającego urządzeń, służących należytemu wykonaniu przedmiotu umowy, to jest komputera, telefonu służbowego, kserokopiarek, drukarek, faksów i skanerów, urządzenia kopertującego,
6) wykonywanie innych czynności biurowych w ramach realizacji bieżących potrzeb Zamawiającego, w tym:
a) obsługa kancelaryjna tj., m.in. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, rejestrowanie korespondencji w systemie EZD, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie sekcji zamiejscowej w Świdnicy, prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej, przyjmowanie i obsługa poczty elektronicznej oraz innych programów Zamawiającego,
b) obsługa asystencka (prowadzenie terminarza spotkań, obsługa spotkań służbowych, sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby osoby kierującej Sekcją Zamiejscową w Świdnicy,
c) udzielanie informacji klientom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Zamawiającego,
d) przygotowywania treści pism i e-maili,
e) przekazywanie do publikacji w prasie ogłoszeń prasowych,
f) kompletowania istniejącej dokumentacji Zamawiającego w celu przekazania jej do archiwum przez pracowników Zmawiającego,
7) sporządzanie wykazów wykonanych usług wraz z rozliczeniem godzinowym przed wystawieniem faktury za usługi.
Zamawiający miesięcznie obsługuje w Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy
a) ok. 500 przesyłek wychodzących
b) ok. 300 przesyłek przychodzących
c) ok. 300 połączeń telefonicznych przychodzących,
d) ok. 300 pism i e-maili
4.2.2. Warunki oraz terminy realizacji przedmiotu zamówienia:
a) świadczenie usług wykonywanych w ramach niniejszego zamówienia będzie odbywało się: w siedzibie Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy przy ul. Kliczkowskiej 28, 58-100 Świdnica
b) wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi w wymiarze 160 godzin miesięcznie w godzinach pracy Zamawiającego (od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-16.00). Harmonogram obecności ustalony będzie z Zamawiającym.
c) wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania wykazów wykonanych usług wraz z rozliczeniem godzinowym przed wystawieniem faktury za usługi za wykonane usługi.
d) Zamawiający zapewni Wykonawcy nieodpłatną obsługę organizacyjno-techniczną w Sekcji Zamiejscowej w Świdnicy, w tym:
- wyposażone stanowisko pracy biurowej, z dostępem do podstawowych urządzeń technicznych, w tym komputera, kopiarki, telefonu, umożliwiające wykonywanie czynności w zakresie przewidzianym umową,
- wysyłanie i odbiór korespondencji związanej z świadczoną usługą,
- kompletowanie i udostępnianie niezbędnych dla danej sprawy dokumentów źródłowych.
e) pozostałe warunki realizacji zamówienia opisane zostały w istotnych postanowieniach umownych

W oparciu o art. 36a ust. 2 Ustawy Pzp, Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia. Kluczową częścią zamówienia dla Zamawiającego jest realizacja usług w siedzibie Zamawiającego zgodnie z ustalonym harmonogramem.

4.3 Zatrudnienie pracowników na umowę o pracę:
1. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy PZP wymaga, a Wykonawca zobowiązuje się przy realizacji umowy, do zatrudniania na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2019. 1040 z późn.zm), we własnym przedsiębiorstwie lub przedsiębiorstwie podwykonawcy, osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: czynności wymienione w ust. 4.2.1, pkt 1 – 7
2. Zamawiający wymaga, a Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy samodzielnie lub przez jego upoważnionych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o prace lub przez inne osoby, z którymi łączy Wykonawcę inny stosunek cywilno-prawny na podstawie umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy:
1) Wykaz osób, które realizować będą w jego imieniu przedmiot niniejszej umowy,
z podaniem w szczególności: imion i nazwisk osób, podstawy (tj. rodzaj umowy), wymiaru i okresu zatrudnienia (wraz z danymi kontaktowymi do osoby nadzorującej);
2) Kopii umów o pracę poświadczonych za zgodność z oryginałem, zawartych ze wszystkimi osobami przy pomocy których Wykonawca będzie realizował umowę.
3) Zanonimizowane dowody, z wyjątkiem imienia i nazwiska, potwierdzające zgłoszenie osób wskazanych w wykazie o którym mowa w pkt 1), przez pracodawcę do ubezpieczeń społecznych lub/ i zdrowotnych, w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem;
4. Dopuszcza się możliwość zmiany osób wyznaczonych do realizacji zamówienia na inne spełniające minimalne wymagania określone w SIWZ po uzyskaniu wcześniejszej pisemnej akceptacji Zamawiającego. W przypadku konieczności zmiany –w okresie trwania umowy – osób realizujących w imieniu Wykonawcy przedmiot umowy, wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu aktualnych dokumentów i oświadczeń o których mowa w ust. 3. Obowiązek ten Wykonawca zrealizuje w terminie do 7 dni od dokonania przedmiotowej zmiany. Zmiana wykazu osób realizujących przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy nie wymaga zmiany umowy w formie pisemnego aneksu.
5. Zamawiający będzie miał prawo do potwierdzenia tożsamości osoby realizującej przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy i sprawdzenia zgodności z przedstawionym Zamawiającemu wykazem osób. Niespełnienie wymagań, o których mowa powyżej skutkować może naliczeniem kar umownych z tytułu niesumiennego wykonywania usług oraz może stanowić podstawę rozwiązania umowy.
6. Wszystkie osoby realizujące przedmiot umowy w imieniu Wykonawcy zobowiązane są do dołożenia należytej staranności przy realizacji powierzonych zadań.
7. Wykonawca i osoby realizujące przedmiot umowy w jego imieniu zobowiązani są do zachowania poufności na zasadach określonych w § 8 projektu umowy oraz zasad ochrony danych osobowych określonych w § 9 projektu umowy.
8. Wykonawca jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizacje przedmiotu umowy
i ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania lub zaniechania osób, które w jego imieniu realizować będą przedmiot umowy.
9. Służbowy, merytoryczny oraz dyscyplinarny nadzór i kierownictwo nad pracownikami Wykonawcy sprawuje Wykonawca, w tym w szczególności w stosunku do osób przez Wykonawcę zatrudnionych Wykonawca pełni rolę pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.
10. Wykonawca odpowiada za dobór osób przy realizacji umowy, ich kwalifikacje zawodowe oraz gwarantuje, że osoby te zostaną odpowiednio przeszkolone, w tym w zakresie wewnętrznych regulacji Zamawiającego, do realizacji obowiązków umownych.
11. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólników spółek osobowych oraz kapitałowych niezatrudniających pracowników, Zamawiający zastrzega, że czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia określone w
części I SIWZ, ust 4.2.1, pkt 1 – 7 wykonają osobiście osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek kapitałowych oraz osobowych

Make an offer


» Time limit for receipt of tenders

30.10.2020 | 11:00


» Location

Mińska 60
Wrocław 54-610
Województwo: dolnośląskie
Polska


» Category assortment

  • Office services

» Buyer data

Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy we Wrocławiu
Mińska 60
Wrocław 54-610
Województwo: dolnośląskie
Polska


» Contact details

Available after sign in

Sign in

Stay up to date with the news from the market
 

Requests from Office supplies, equipment and services category published on OnePlace in last 10 days.

There are no notices meet the criteria